Plan pour l’égalité des genres

Chapitre 1. Champ d’application et objectifs

Article 1. Engagement institutionnel

TRAILAB s’engage en faveur de l’égalité des genres, composante fondamentale de la recherche responsable, de la bonne gouvernance institutionnelle et de l’excellence scientifique.

La mission de TRAILAB est de promouvoir, développer et coordonner des recherches scientifiques, juridiques, éthiques et sociales sur l’intelligence artificielle digne de confiance et réflexive, en accordant une attention particulière à la capacité d’agir humaine, aux droits fondamentaux, à la responsabilité et à l’intérêt public. L’égalité des genres, l’égalité des chances et la prévention de la discrimination font partie intégrante de cette mission.

Le présent Plan pour l’égalité des genres, ci-après le « PEG » ou le « Plan », définit les objectifs, responsabilités, mesures et mécanismes de suivi institutionnels de TRAILAB pour promouvoir l’égalité des genres pendant la période 2026–2029. Il est conçu pour produire un changement institutionnel significatif et proportionné, tout en tenant compte de la réalité de TRAILAB en tant qu’organisation de recherche nouvellement créée et relativement petite.

Le Plan a été adopté par le Conseil d’administration de TRAILAB et signé par sa Présidence. Il sera accessible au public sur le site Web de TRAILAB et communiqué aux membres, aux personnes employées, aux personnes chercheuses et aux personnes collaboratrices. Le Conseil d’administration assume la responsabilité ultime de la mise en œuvre du Plan.

Article 2. Champ d’application

Le présent Plan s’applique, selon la nature de leur relation avec TRAILAB, aux personnes suivantes :

1. aux membres de l’association ;
2. aux membres du Conseil d’administration ;
3. aux personnes employées ;
4. aux personnes chercheuses et aux autres membres du personnel rémunérés par les projets de TRAILAB ;
5. aux membres de l’association participant aux activités de TRAILAB ;
6. aux personnes collaboratrices des projets de TRAILAB ;
7. aux professionnelles, professionnels et prestataires externes travaillant dans le cadre des projets de TRAILAB ;
8. aux personnes participant aux processus de recrutement, de promotion, d’évaluation ou à d’autres prises de décision institutionnelles ; et
9. aux personnes participant aux conférences, ateliers, activités de recherche, travaux de terrain, environnements en ligne et autres activités organisés par TRAILAB.

Les dispositions propres à l’emploi s’appliquent aux personnes employées et, le cas échéant, aux autres catégories de personnel rémunéré selon leur relation juridique avec TRAILAB.

TRAILAB s’efforcera également de promouvoir les principes du présent Plan dans les consortiums de recherche, les partenariats et les autres activités collaboratives auxquels elle participe.

Article 3. Principes

La mise en œuvre du PEG est guidée par les principes suivants.

Article 3.1. Égalité et non-discrimination. Nul ne doit faire l’objet d’un traitement moins favorable en raison de son sexe, de son identité ou expression de genre, de son orientation sexuelle, d’une grossesse, de sa maternité, de sa paternité, de responsabilités familiales ou de soins, ou de toute autre caractéristique protégée.

Article 3.2. Égalité réelle TRAILAB considère que l’égalité des genres va au-delà d’un traitement formellement identique. Des règles et procédures apparemment neutres peuvent néanmoins produire des effets inégaux. TRAILAB examinera donc à la fois la conception des processus institutionnels et les résultats qu’ils produisent.

Article 3.3. Intersectionnalité Le genre n’agit pas indépendamment d’autres caractéristiques et positions sociales. TRAILAB prendra en compte, lorsque cela est pertinent, les interactions entre le genre et des facteurs tels que le handicap, l’âge, la racialisation ou l’origine ethnique, la nationalité et le parcours migratoire, la situation socioéconomique, l’orientation sexuelle, la neurodiversité, les responsabilités familiales et d’autres sources d’avantage ou de désavantage structurel.

L’intersectionnalité sera prise en compte dans les politiques institutionnelles comme dans la conception de la recherche lorsque cela est scientifiquement et éthiquement pertinent.

Cet engagement n’implique pas la collecte indiscriminée d’informations personnelles sensibles. Toute collecte ou tout traitement de données personnelles doit avoir une finalité définie et respecter les exigences applicables en matière de protection des données, notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne.

Article 3.4. Données probantes et proportionnalité Les mesures adoptées au titre du présent Plan doivent répondre à des problèmes, risques ou objectifs identifiables et être proportionnées à la taille et aux activités de TRAILAB.

Article 3.5. Dignité individuelle, vie privée et auto-identification TRAILAB ne déduira pas l’identité de genre d’une personne à partir de son nom, de son apparence ou d’autres caractéristiques indirectes. Lorsque la collecte est nécessaire et appropriée, les informations relatives au genre reposeront sur l’auto-identification volontaire.

Lorsque des informations relatives au genre sont recueillies, les catégories suivantes seront normalement proposées :

1. femme ;
2. homme ;
3. non-binaire ;
4. préfère ne pas répondre.

Lorsque des informations relatives au sexe sont nécessaires à une finalité juridique, statistique ou scientifique distincte, elles seront recueillies séparément et ne seront pas confondues avec l’identité de genre.

Article 3.6. Responsabilité partagée L’égalité des genres relève de la responsabilité institutionnelle, et non de la seule responsabilité des femmes, des personnes de genre diverse ou de la personne responsable de l’égalité des genres.

Chapitre 2. Gouvernance et ressources

Article 4. Le Conseil d’administration

Le Conseil d’administration assume la responsabilité ultime du PEG. Il doit :

1. adopter formellement le présent Plan et ses révisions ultérieures ;
2. veiller à ce que des ressources suffisantes soient disponibles pour sa mise en œuvre ;
3. recevoir et examiner les rapports annuels de suivi ;
4. approuver des mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas atteints ;
5. veiller à intégrer les considérations relatives à l’égalité des genres dans les politiques et procédures institutionnelles concernées ; et
6. veiller à ce que la personne responsable de l’égalité des genres puisse exercer ses fonctions avec une indépendance suffisante et un accès aux informations pertinentes.

Article 5. La personne responsable de l’égalité des genres

Le Conseil nommera une personne responsable de l’égalité des genres (REG) chargée de coordonner la mise en œuvre du Plan. La REG doit :

1. coordonner et suivre la mise en œuvre des mesures du PEG ;
2. tenir le registre des actions et indicateurs du PEG ;
3. coordonner les activités de formation et de sensibilisation ;
4. identifier les domaines nécessitant une expertise externe spécialisée ;
5. coordonner la collecte et le suivi des données relatives à l’égalité des genres ;
6. préparer le rapport annuel de suivi de l’égalité des genres ;
7. conseiller les responsables de projets et la direction sur la mise en œuvre ;
8. formuler des recommandations au Conseil ;
9. proposer des mesures correctives lorsque le suivi révèle des lacunes ; et
10. servir de point de contact pour les demandes liées au PEG.

La REG aura un accès direct au Conseil d’administration lorsque cela sera nécessaire à l’exercice de ses fonctions.

Cette fonction n’emporte pas la responsabilité d’enquêter sur des plaintes lorsque cela créerait un conflit d’intérêts ou nécessiterait une expertise spécialisée.

Temps consacré

TRAILAB consacrera à la REG au moins 60 heures de travail par année civile spécifiquement à la mise en œuvre, au suivi, à la coordination de la formation et au développement du PEG. Il s’agit d’un minimum qui pourra être augmenté lorsque la croissance de l’organisation, les projets de recherche ou les problèmes d’égalité identifiés créeront des besoins supplémentaires.

Article 6. Ressources financières et expertise

Le Conseil d’administration approuvera chaque année un budget spécifique suffisant pour mettre en œuvre les actions prévues dans le présent Plan pour l’égalité des genres. Le montant sera fixé en tenant compte des activités prévues, de la taille de TRAILAB et des ressources disponibles, et devra pouvoir être identifié séparément à des fins de suivi.

Cette allocation pourra être utilisée pour :

1. des mesures d’accessibilité et d’inclusion ;
2. de la formation externe ;
3. la révision des procédures de recrutement et d’emploi ;
4. la conception et le fonctionnement de procédures de lutte contre le harcèlement ;
5. des conseils spécialisés en matière d’égalité des genres ;
6. un examen externe du PEG ;
7. une formation ou une assistance méthodologique sur l’analyse du sexe, du genre et de l’intersectionnalité dans la recherche.

Lorsque les conditions de financement le permettent, les projets de TRAILAB pourront également affecter des ressources à des mesures d’égalité des genres directement liées à leur exécution.

TRAILAB ne disposant actuellement pas d’une expertise institutionnelle spécialisée en matière d’égalité des genres, l’organisation fera appel à une expertise externe lorsque cela sera nécessaire, plutôt que de considérer que la seule nomination de la REG constitue une expertise suffisante.

Chapitre 3. Collecte de données, suivi et rapports

Article 7. Évaluation de référence

TRAILAB est une organisation nouvellement créée. Dans les trois mois suivant l’adoption du présent Plan, la REG établira une évaluation de référence vérifiée, avec des définitions claires des catégories de personnel et en évitant le double comptage entre les catégories d’emploi, de recherche et de membres.

Article 8. Suivi annuel

La REG préparera un rapport annuel de suivi de l’égalité des genres qui sera soumis au Conseil.

Le rapport couvrira normalement :

1. la répartition par genre dans les différentes catégories organisationnelles ;
2. les candidatures, listes restreintes, entretiens et recrutements, lorsque les données sont disponibles ;
3. le niveau et la progression professionnels ;
4. les fonctions de direction et de prise de décision ;
5. le type de contrat et les modalités de travail ;
6. les fourchettes salariales et la rémunération ;
7. la participation au développement professionnel et à la formation ;
8. le recours aux mesures de conciliation lorsqu’une information agrégée appropriée peut être obtenue ;
9. la participation aux projets de recherche et les fonctions de direction de projet ;
10. la participation aux formations sur l’égalité des genres ;
11. l’état d’avancement des actions du PEG ;
12. l’intégration d’évaluations du sexe, du genre et de l’intersectionnalité dans les projets de recherche ; et
13. des informations anonymisées sur les plaintes pour discrimination, harcèlement ou violence fondée sur le genre, lorsque leur divulgation est compatible avec la confidentialité.

Protection des petits groupes

TRAILAB reconnaît que sa petite taille crée un risque important de ré-identification, malgré l’anonymisation. Les données internes détaillées pourront donc être accessibles à la REG et au Conseil à des fins légitimes de suivi, sans être rendues publiques.

Lorsque des données sont supprimées, le rapport public indiquera que l’indicateur a fait l’objet d’un suivi, mais qu’il ne peut être divulgué en raison de la confidentialité des petits groupes. En règle générale, les rapports publics ne divulgueront pas de cellules désagrégées contenant moins de cinq personnes lorsque cette divulgation pourrait raisonnablement permettre d’identifier des individus.

Cycle annuel de rapports

Une évaluation de référence initiale sera établie pour le rapport de suivi de l’égalité des genres dans les trois mois suivant l’adoption du présent Plan. Ensuite :

1. les données seront examinées chaque année ;
2. le Conseil examinera les résultats du suivi annuel ;
3. une mise à jour publique concise du suivi sera publiée ;
4. les mesures de mise en œuvre pourront être modifiées lorsque les indicateurs révéleront des inégalités persistantes ou émergentes.

Chapitre 4. Conciliation et culture organisationnelle

Article 9. Mesures de conciliation

TRAILAB reconnaît que les pratiques de travail peuvent avoir des effets différents selon les responsabilités de soins, la situation familiale, le handicap et d’autres conditions personnelles, et que ces effets interagissent souvent avec le genre.

TRAILAB soutient déjà le travail à distance, les horaires flexibles et les règles relatives aux horaires de réunion. Au cours de la première année du présent Plan, ces pratiques seront formalisées afin de garantir leur transparence et leur disponibilité cohérente.

TRAILAB doit :

1. maintenir un accès raisonnable au travail à distance et hybride lorsque la nature du poste et du projet le permet ;
2. maintenir des modalités de travail flexibles lorsqu’elles sont compatibles avec les besoins opérationnels ;
3. formaliser sa pratique actuelle concernant les horaires de réunion et éviter de programmer habituellement des réunions obligatoires en dehors des horaires normaux de travail ;
4. éviter les attentes inutiles de disponibilité en dehors des horaires de travail convenus ;
5. respecter les droits légaux liés à la grossesse, à la naissance, aux congés parentaux, aux responsabilités de soins et à la conciliation ;
6. veiller à ce que le recours à des mesures légales de travail flexible ou liées à la famille ne nuise pas à la progression professionnelle, à l’accès aux projets ni à la participation à la prise de décision ;
7. évaluer périodiquement la culture organisationnelle et le sentiment d’inclusion ; et
8. prendre en compte l’accessibilité, le handicap et les responsabilités de soins avec le genre lors de l’examen des pratiques de travail.

La participation à distance ne désavantagera pas le personnel en matière d’accès aux informations institutionnelles, aux processus décisionnels, aux possibilités de projet ou au développement professionnel.

Chapitre 5. Équilibre des genres dans la direction et la prise de décision

Article 10. Mesures visant à améliorer l’équilibre des genres dans la direction

Le Conseil d’administration de TRAILAB est actuellement composé de trois hommes. L’organisation considère donc la représentation dans la direction comme un domaine nécessitant des améliorations.

Les nominations et les élections doivent continuer à reposer sur la compétence et sur les procédures prévues par les statuts de TRAILAB. Dans le même temps, TRAILAB reconnaît que l’identification des candidatures, les réseaux de nomination et la visibilité institutionnelle peuvent influencer les personnes en mesure de se porter candidates à des responsabilités de direction.

Par conséquent, TRAILAB :

1. suivra la composition par genre du Conseil, de la direction des projets, des comités, des groupes de travail et des autres structures importantes de décision ;
2. examinera les obstacles à la progression vers des postes de direction ;
3. garantira un accès égal aux possibilités de développer une expérience de direction ;
4. recherchera activement des femmes qualifiées et des personnes de genre diverse lors de l’identification des candidatures et de la constitution des organes de direction, groupes consultatifs, comités et groupes de travail ; et
5. évitera de dépendre exclusivement des réseaux personnels et professionnels existants lorsque des recherches plus larges sont raisonnablement possibles.

Objectif de représentation

À la fin du Plan, TRAILAB vise à mettre fin à la composition exclusivement masculine de son Conseil, soit par les renouvellements futurs du Conseil, soit en l’élargissant pour inclure d’autres personnes.

Pour un Conseil de trois personnes, l’objectif opérationnel est qu’au moins une personne membre soit une femme à la fin du Plan, sous réserve des procédures démocratiques prévues par les statuts et de la disponibilité de candidatures éligibles.

Si le Conseil est élargi à cinq personnes ou plus, TRAILAB cherchera à progresser vers une composition dans laquelle ni les femmes ni les hommes ne représentent plus de 60 % de ses membres, la représentation non binaire étant reconnue séparément.

L’organisation n’atteindra pas ces objectifs au détriment des exigences applicables de compétence, d’élection démocratique ou de non-discrimination. Lorsqu’un objectif ne pourra pas être atteint, TRAILAB documentera les mesures prises et les facteurs qui l’ont empêché.

Chapitre 6. Recrutement, sélection et progression professionnelle

Article 11. Principes de recrutement

Les premières personnes employées par TRAILAB ont été recrutées au sein d’un groupe de recherche préexistant. À mesure que l’organisation se développera, les pratiques de recrutement devront progressivement s’étendre au-delà des réseaux personnels et universitaires existants afin d’atteindre un groupe de candidatures plus large et plus diversifié.

TRAILAB établira donc une procédure formelle de recrutement au cours de la première année du présent Plan. Pour les postes rémunérés, TRAILAB appliquera progressivement les règles suivantes :

1. les postes vacants seront normalement annoncés publiquement lorsque la nature et la durée du poste le justifient ;
2. les exceptions pour les nominations directes ou fondées sur des réseaux devront être justifiées par une raison légitime liée au projet ou à l’organisation ;
3. les descriptions de poste utiliseront un langage inclusif et neutre du point de vue du genre ;
4. les critères essentiels et souhaitables seront précisés avant l’évaluation ;
5. les critères d’évaluation seront liés aux exigences du poste ;
6. les exigences inutiles susceptibles d’exclure indirectement des candidatures appropriées seront évitées ;
7. les postes de recherche seront diffusés, lorsque cela est raisonnablement possible, par des canaux permettant d’atteindre des candidatures au-delà des réseaux existants de TRAILAB ;
8. les dossiers de recrutement permettront un suivi ultérieur de l’égalité ;
9. lorsque plusieurs personnes évaluatrices sont désignées, TRAILAB cherchera à assurer une diversité de genres parmi elles ;
10. lorsqu’un groupe de candidatures qualifiées comprend des personnes de plusieurs genres, les listes restreintes composées d’un seul genre seront évitées, sauf si les résultats de l’évaluation le justifient.

TRAILAB n’abaissera pas les standards universitaires, scientifiques, techniques ou professionnels pour atteindre l’équilibre des genres. L’objectif du présent Plan est d’élargir l’accès aux possibilités et de réduire les biais évitables dans la manière dont les candidatures sont identifiées, évaluées et sélectionnées.

Suivi du recrutement

Pour chaque processus de recrutement important, TRAILAB consignera, lorsque cela est légalement et pratiquement possible :

1. le nombre de candidatures ;
2. la répartition par genre des candidatures ;
3. les candidatures présélectionnées ;
4. les candidatures reçues en entretien ;
5. la candidature retenue.

Les données seront analysées de manière agrégée et soumises aux garanties de confidentialité prévues par le présent Plan dans le cadre du rapport de suivi de l’égalité des genres.

Article 12. Égalité dans la progression professionnelle

À mesure que TRAILAB développera une structure de carrière de recherche, elle établira des critères transparents pour progresser entre les différents niveaux de recherche.

L’évaluation professionnelle reconnaîtra les contributions pertinentes au regard des responsabilités de chaque poste, qui peuvent notamment inclure :

1. les résultats de recherche ;
2. les contributions méthodologiques et techniques ;
3. le développement de projets ;
4. la direction, la supervision et le mentorat en recherche ;
5. le service institutionnel ;
6. le transfert de connaissances ;
7. l’impact social ;
8. la contribution aux politiques publiques ;
9. les logiciels de recherche, jeux de données et autres résultats de recherche.

Les périodes de maternité, de paternité, de congé parental ou d’autres absences protégées ne seront pas considérées comme la preuve d’un engagement ou d’une productivité moindres et seront dûment prises en compte lors de l’évaluation de la progression professionnelle.

Article 13. Égalité salariale

TRAILAB utilise des fourchettes salariales standard et les conservera comme une garantie importante contre les différences arbitraires de rémunération.

Le rapport annuel de suivi de l’égalité des genres examinera :

1. la fourchette salariale ;
2. le niveau professionnel ;
3. le type de contrat ;
4. le temps de travail ;
5. les responsabilités rémunérées supplémentaires ; et
6. les autres éléments matériels de rémunération, le cas échéant.

Toute différence matérielle de rémunération liée au genre et inexpliquée entre des postes comparables sera examinée et, lorsqu’elle n’est pas justifiée, corrigée.

En raison du nombre réduit de personnes employées par TRAILAB, les informations salariales individuelles détaillées resteront confidentielles.

Chapitre 7. Sexe, genre et intersectionnalité dans la recherche et l’innovation

Article 14. Évaluation obligatoire de la pertinence

L’intégration de l’analyse du sexe et du genre dans le contenu de la recherche est particulièrement pertinente pour la mission de TRAILAB consacrée à une intelligence artificielle digne de confiance, responsable et socialement responsable.

TRAILAB institutionnalisera la prise en compte du sexe, du genre et de l’intersectionnalité au niveau de chaque projet de recherche.

Tout nouveau projet de recherche de TRAILAB comprendra, lors de sa planification, une évaluation explicite visant à déterminer si le sexe et le genre, ainsi que les facteurs intersectionnels pertinents, peuvent avoir une incidence importante sur :

1. la question de recherche ;
2. les hypothèses théoriques ;
3. les populations étudiées ;
4. les jeux de données ;
5. la production des données et l’échantillonnage ;
6. le développement des modèles ;
7. les procédures d’évaluation ;
8. les personnes utilisatrices du système ;
9. les personnes ou communautés concernées ;
10. la répartition des avantages et des préjudices ;
11. l’interprétation des résultats ;
12. le contexte de déploiement ; ou
13. d’autres impacts sociaux, culturels, juridiques ou éthiques.

Cette évaluation sera intégrée au plan de travail standard de TRAILAB ou à la documentation de planification de projet équivalente.

Pertinence

TRAILAB ne présume pas que le sexe ou le genre soient pertinents pour toute question de recherche. Lorsque l’équipe de projet détermine qu’une analyse du sexe et du genre n’est pas pertinente, le plan du projet comportera une brève justification motivée.

Lorsque cela est pertinent, le projet précisera comment l’analyse sera intégrée à la conception, à l’analyse, à l’évaluation ou à l’interprétation de la recherche. L’objectif est de garantir que la pertinence soit évaluée consciemment plutôt qu’écartée implicitement, sans introduire artificiellement des variables de genre dans tous les projets.

Considérations propres au projet

Lorsque cela est pertinent pour un projet, les personnes chercheuses examineront notamment les questions suivantes :

14. les données d’entraînement ou d’évaluation représentent-elles correctement les populations pertinentes ?
15. les performances du modèle diffèrent-elles selon le sexe, le genre ou les caractéristiques intersectionnelles pertinentes ?
16. les variables indicatrices peuvent-elles reproduire des inégalités de genre ou intersectionnelles ?
17. les sorties du système produisent-elles des effets distributifs ou représentationnels différents selon les groupes ?
18. les hypothèses intégrées aux étiquettes, catégories ou références reproduisent-elles des stéréotypes ?
19. les interfaces ou les conditions de déploiement affectent-elles différemment les personnes utilisatrices ?
20. l’incertitude, les taux d’erreur ou les modes de défaillance varient-ils entre les groupes pertinents ?
21. les communautés concernées devraient-elles participer à la conception ou à l’évaluation de la recherche ?

La collecte de caractéristiques démographiques ne sera pas effectuée simplement parce que l’analyse de sous-groupes est techniquement possible. La pertinence scientifique, la proportionnalité, l’éthique, la vie privée et la législation applicable en matière de protection des données seront prises en compte.

Intersectionnalité

Lorsque cela est scientifiquement pertinent, les équipes de projet examineront si une analyse limitée au seul genre pourrait masquer d’importantes différences produites par l’interaction entre le genre et des caractéristiques telles que le handicap, l’âge, l’origine ethnique ou la racialisation, la situation socioéconomique, la situation migratoire ou d’autres facteurs pertinents dans le contexte.

L’analyse intersectionnelle devra être justifiée sur le plan méthodologique et éviter les conclusions statistiquement peu fiables fondées sur des sous-groupes de taille insuffisante.

Chapitre 8. Violence fondée sur le genre, harcèlement sexuel et comportements discriminatoires

Article 15. Interdiction de la violence fondée sur le genre, du harcèlement sexuel et des comportements discriminatoires

TRAILAB interdit le harcèlement sexuel, le harcèlement fondé sur le sexe ou le genre, la violence fondée sur le genre, les comportements discriminatoires et les représailles contre les personnes qui soulèvent de bonne foi des préoccupations.

Ces principes s’appliquent non seulement dans les locaux de TRAILAB, mais aussi aux comportements liés aux activités de TRAILAB, notamment :

1. les communications en ligne ;
2. les conférences et ateliers ;
3. les réunions de recherche ;
4. les événements sociaux liés au travail ;
5. le travail de terrain et les déplacements ;
6. les activités des consortiums et des organisations partenaires ;
7. les environnements de travail à distance.

Article 16. Protocole de prévention et de réponse à la violence fondée sur le genre, au harcèlement sexuel et aux comportements discriminatoires

Dans les six mois suivant l’adoption du présent PEG, TRAILAB approuvera une procédure spécifique pour prévenir et traiter le harcèlement sexuel, le harcèlement fondé sur le genre et la violence fondée sur le genre.

La procédure établira :

1. des canaux de signalement accessibles ;
2. des exigences de confidentialité ;
3. des garanties contre les représailles ;
4. des procédures de gestion des conflits d’intérêts ;
5. une évaluation préliminaire et une enquête impartiales ;
6. des délais de procédure raisonnables ;
7. des mesures de protection provisoires appropriées ;
8. les droits de toutes les personnes concernées ;
9. les possibilités de soutien et d’orientation disponibles ;
10. des exigences de documentation ;
11. les conséquences institutionnelles possibles ;
12. l’articulation avec les procédures légales, administratives ou judiciaires, le cas échéant.

Suivi

Le rapport annuel de suivi de l’égalité des genres consignera, dans la mesure du possible sous une forme strictement anonymisée :

1. le nombre et la catégorie générale des plaintes ;
2. l’activation ou non des procédures ;
3. la mise en œuvre de mesures préventives ;
4. la réalisation de la formation pertinente.

Aucune exigence de publication d’informations ne prévaudra sur la confidentialité, la vie privée, l’équité de la procédure ou la sécurité des personnes concernées.

Article 17. Voie de signalement indépendante

Il ne sera demandé à personne de signaler un comportement potentiellement répréhensible exclusivement à une personne susceptible d’être impliquée dans la plainte ou présentant un conflit d’intérêts important.

TRAILAB maintiendra donc au moins deux voies confidentielles de signalement et établira des procédures de retrait et de remplacement de toute personne touchée par un conflit d’intérêts.

Pendant la mise en œuvre initiale du Plan, le Conseil désignera au sein de l’association les personnes appropriées pour recevoir les signalements sensibles.

Lorsqu’une plainte nécessite une enquête formelle, TRAILAB pourra constituer un comité d’enquête ad hoc composé de personnes sans conflit d’intérêts, conformément aux mécanismes prévus par ses statuts et par la procédure spécifique relative au harcèlement et à la violence fondée sur le genre.

TRAILAB donnera la priorité à la constitution de son comité d’éthique. Une fois constitué, le rôle du comité dans la réception, la supervision ou le conseil concernant les plaintes sensibles sera défini dans le protocole institutionnel applicable, sous réserve de garanties appropriées d’indépendance, de confidentialité et de gestion des conflits d’intérêts.

La REG ne recevra, n’évaluera ni n’enquêtera sur une affaire lorsque cela compromettrait son impartialité.

Chapitre 9. Formation et sensibilisation

Article 18. Formation et sensibilisation à l’égalité des genres

La formation à l’égalité des genres est un élément central du présent Plan. Au cours de la première année, TRAILAB proposera une formation introductive sur l’égalité des genres et la sensibilisation aux biais :

1. à tous les membres du Conseil ;
2. aux personnes employées ;
3. aux responsables de projets et de recherche ;
4. à la personne responsable de l’égalité des genres ; et
5. à toutes les personnes participant concrètement aux décisions de recrutement et de carrière.

La formation abordera, selon les besoins :

6. l’égalité des genres et la non-discrimination ;
7. les biais de genre conscients et inconscients ;
8. l’intersectionnalité ;
9. le recrutement et l’évaluation inclusifs ;
10. la conciliation et la culture organisationnelle ;
11. la prévention du harcèlement et de la violence fondée sur le genre ;
12. l’intégration de l’analyse du sexe et du genre dans la recherche ;
13. les questions de genre et d’intersectionnalité pertinentes pour la recherche en IA.

Au moins une activité annuelle de mise à jour ou de sensibilisation spécialisée sera proposée.

Les nouveaux membres du Conseil, personnes employées, responsables de projets et responsables du recrutement recevront, dans un délai raisonnable après leur prise de fonction, une documentation introductive ou une formation appropriée.

Des formatrices et formateurs externes spécialisés seront sollicités lorsque TRAILAB ne disposera pas de l’expertise interne nécessaire.

Chapitre 10. Dispositions finales

Article 19. Communication

La version en vigueur du PEG doit :

1. être accessible au public sur le site Web de TRAILAB ;
2. être communiquée en interne après son adoption ;
3. être remise ou mise à disposition des nouvelles personnes employées et collaboratrices concernées ;
4. être transmise lors de la constitution de la direction de nouveaux projets de recherche ;
5. être mentionnée dans les procédures institutionnelles pertinentes.

Les versions antérieures et les rapports publics de suivi devraient rester accessibles ou être correctement archivés afin de permettre de démontrer une mise en œuvre continue.

Article 20. Révision et amélioration continue

Le présent Plan est conçu comme un instrument institutionnel évolutif.

La REG pourra proposer des modifications en réponse :

1. aux résultats du suivi ;
2. à la croissance ou aux changements structurels de TRAILAB ;
3. aux changements dans les modalités d’emploi ;
4. aux nouvelles activités de recherche ;
5. aux problèmes d’égalité identifiés ;
6. aux changements de la législation espagnole ou européenne ;
7. aux modifications d’Horizon Europe ou des programmes qui lui succéderont ;
8. à l’évolution des bonnes pratiques reconnues en matière d’égalité des genres dans la recherche.

Les révisions substantielles devront être approuvées par le Conseil et rendues publiques.

À la fin de la période de trois ans, TRAILAB procédera à une évaluation complète portant sur :

9. la mise en œuvre de chaque action SMART ;
10. les tendances en matière de représentation ;
11. les résultats du recrutement et de la progression ;
12. les résultats en matière d’égalité salariale ;
13. les indicateurs de conciliation et de culture organisationnelle ;
14. l’efficacité de la formation ;
15. l’intégration du sexe, du genre et de l’intersectionnalité dans la recherche ;
16. le fonctionnement des mécanismes de prévention et de signalement du harcèlement ;
17. la suffisance des ressources dédiées ; et
18. les priorités du PEG qui lui succédera.

L’évaluation servira de base à l’adoption d’un nouveau Plan pour l’égalité des genres.

Adoption formelle

Le présent Plan pour l’égalité des genres a été approuvé par le Conseil d’administration de TRAILAB – Trustworthy and Reflective Artificial Intelligence Lab.