Piano per la parità di genere

Capitolo 1. Ambito e finalità

Articolo 1. Impegno istituzionale

TRAILAB si impegna a promuovere la parità di genere quale componente fondamentale della ricerca responsabile, di una buona governance istituzionale e dell'eccellenza scientifica.

La missione di TRAILAB è promuovere, sviluppare e coordinare la ricerca scientifica, giuridica, etica e sociale sull'intelligenza artificiale affidabile e riflessiva, con particolare attenzione alla capacità d'azione umana, ai diritti fondamentali, alla responsabilità e all'interesse pubblico. La parità di genere, le pari opportunità e la prevenzione della discriminazione sono parte integrante di questa missione.

Il presente Piano per la parità di genere, di seguito denominato “GEP” o “Piano”, stabilisce gli obiettivi istituzionali, le responsabilità, le misure e i meccanismi di monitoraggio di TRAILAB per promuovere la parità di genere nel periodo 2026–2029. Il Piano è concepito per produrre un cambiamento istituzionale significativo e proporzionato, riconoscendo al contempo la realtà di TRAILAB quale organizzazione di ricerca di recente costituzione e relativamente piccola.

Il Piano è stato adottato dal Consiglio di amministrazione di TRAILAB e firmato dal suo Presidente. Sarà reso pubblicamente disponibile sul sito web di TRAILAB e comunicato ai membri, alle persone dipendenti, alle persone ricercatrici e alle persone collaboratrici. Il Consiglio di amministrazione assume la responsabilità ultima dell'attuazione del Piano.

Articolo 2. Ambito di applicazione

Il presente Piano si applica, in relazione al loro rapporto con TRAILAB, alle seguenti persone:

1. membri dell'associazione;
2. membri del Consiglio di amministrazione;
3. persone dipendenti;
4. persone ricercatrici e altro personale retribuito attraverso i progetti di TRAILAB;
5. membri dell'associazione che partecipano alle attività di TRAILAB;
6. persone collaboratrici nei progetti di TRAILAB;
7. professioniste, professionisti e contraenti esterni che lavorano nell'ambito dei progetti di TRAILAB;
8. persone che partecipano a processi di assunzione, promozione, valutazione o ad altri processi decisionali istituzionali; e
9. partecipanti a conferenze, workshop, attività di ricerca, lavoro sul campo, ambienti online e altre attività organizzate da TRAILAB.

Le disposizioni specifiche in materia di lavoro si applicano alle persone dipendenti e, ove opportuno, alle altre categorie di personale retribuito in base al loro rapporto giuridico con TRAILAB.

TRAILAB cercherà inoltre di promuovere i principi del presente Piano nei consorzi di ricerca, nei partenariati e nelle altre attività collaborative a cui partecipa.

Articolo 3. Principi

L'attuazione del GEP è guidata dai seguenti principi.

Articolo 3.1. Parità e non discriminazione. Nessuna persona riceverà un trattamento meno favorevole per motivi di sesso, identità o espressione di genere, orientamento sessuale, gravidanza, maternità, paternità, responsabilità familiari o di assistenza, o per qualsiasi altra caratteristica protetta.

Articolo 3.2. Parità sostanziale TRAILAB intende la parità di genere come qualcosa che va oltre il trattamento formalmente identico. Regole e procedure apparentemente neutrali possono comunque produrre effetti diseguali. TRAILAB considererà pertanto sia il modo in cui sono concepiti i processi istituzionali sia i risultati che producono.

Articolo 3.3. Intersezionalità Il genere non opera indipendentemente da altre caratteristiche e posizioni sociali. TRAILAB considererà, ove rilevante, le interazioni tra genere e fattori quali disabilità, età, razzializzazione o etnia, nazionalità e background migratorio, condizioni socioeconomiche, orientamento sessuale, neurodiversità, responsabilità familiari e altre fonti di vantaggio o svantaggio strutturale.

L'intersezionalità sarà considerata sia nelle politiche istituzionali sia nella progettazione della ricerca, quando scientificamente ed eticamente rilevante.

Questo impegno non implica una raccolta indiscriminata di informazioni personali sensibili. Qualsiasi raccolta o trattamento di dati personali deve avere una finalità definita e rispettare i requisiti applicabili in materia di protezione dei dati, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (GDPR).

Articolo 3.4. Evidenza e proporzionalità Le misure adottate ai sensi del presente Piano dovrebbero rispondere a problemi, rischi o obiettivi identificabili ed essere proporzionate alle dimensioni e alle attività di TRAILAB.

Articolo 3.5. Dignità individuale, privacy e autodeterminazione TRAILAB non dedurrà l'identità di genere di una persona dal suo nome, aspetto o da altre caratteristiche indirette. Ove la raccolta sia necessaria e appropriata, le informazioni sul genere si baseranno sull'autodichiarazione volontaria.

Quando vengono raccolte informazioni sul genere, alle persone saranno normalmente offerte le seguenti categorie:

1. donna;
2. uomo;
3. non binario;
4. preferisco non dichiararlo.

Quando siano necessarie informazioni sul sesso per una specifica finalità giuridica, statistica o scientifica, queste saranno raccolte separatamente e non saranno confuse con l'identità di genere.

Articolo 3.6. Responsabilità condivisa La parità di genere è una responsabilità istituzionale e non una responsabilità esclusiva delle donne, delle persone con identità di genere diverse o della persona responsabile per la parità di genere.

Capitolo 2. Governance e risorse

Articolo 4. Il Consiglio di amministrazione

Il Consiglio di amministrazione ha la responsabilità ultima del GEP. Il Consiglio di amministrazione dovrà:

1. adottare formalmente il presente Piano e le successive revisioni;
2. assicurare la disponibilità di risorse adeguate per la sua attuazione;
3. ricevere ed esaminare le relazioni annuali di monitoraggio;
4. approvare misure correttive quando gli obiettivi non vengono raggiunti;
5. assicurare che le considerazioni relative alla parità di genere siano integrate nelle politiche e nelle procedure istituzionali pertinenti; e
6. assicurare che la persona responsabile per la parità di genere possa svolgere le proprie funzioni con sufficiente indipendenza e accesso alle informazioni pertinenti.

Articolo 5. La persona responsabile per la parità di genere

Il Consiglio nominerà una persona responsabile per la parità di genere (GEO), incaricata di coordinare l'attuazione del Piano. La persona responsabile per la parità di genere dovrà:

1. coordinare e monitorare l'attuazione delle misure del GEP;
2. mantenere il registro delle azioni e degli indicatori del GEP;
3. coordinare le attività di formazione e sensibilizzazione;
4. individuare gli ambiti che richiedono competenze esterne;
5. coordinare la raccolta e il monitoraggio dei dati sulla parità di genere;
6. preparare la Relazione annuale di monitoraggio sulla parità di genere;
7. consigliare le persone responsabili dei progetti e la direzione sull'attuazione;
8. formulare raccomandazioni al Consiglio;
9. proporre misure correttive quando il monitoraggio evidenzia carenze; e
10. fungere da punto di contatto per le domande relative al GEP.

La GEO avrà accesso diretto al Consiglio di amministrazione quando ciò sia necessario per lo svolgimento di queste funzioni.

Il ruolo non comporta la responsabilità di indagare sulle segnalazioni quando ciò creerebbe un conflitto di interessi o richiederebbe competenze specialistiche.

Tempo dedicato

TRAILAB assegnerà alla persona responsabile per la parità di genere un minimo di 60 ore lavorative per anno solare, dedicate specificamente all'attuazione, al monitoraggio, al coordinamento della formazione e allo sviluppo del GEP. Questa assegnazione costituisce un minimo e potrà essere aumentata qualora la crescita dell'organizzazione, i progetti di ricerca o i problemi di parità individuati creino ulteriori necessità.

Articolo 6. Risorse finanziarie e competenze

Il Consiglio di amministrazione approverà annualmente un budget dedicato sufficiente per attuare le azioni previste dal presente Piano per il relativo anno. L'importo sarà determinato alla luce delle attività pianificate, delle dimensioni organizzative e delle risorse disponibili di TRAILAB, e sarà identificabile separatamente ai fini del monitoraggio.

L'assegnazione potrà essere utilizzata per:

1. misure di accessibilità e inclusione;
2. formazione esterna;
3. revisione delle procedure di assunzione e di lavoro;
4. sviluppo e funzionamento di procedure contro le molestie;
5. consulenza specialistica in materia di parità di genere;
6. revisione esterna del GEP;
7. formazione o assistenza metodologica su sesso, genere e analisi intersezionale nella ricerca.

Ove consentito dalle condizioni di finanziamento, i progetti di TRAILAB potranno inoltre destinare risorse a misure per la parità di genere direttamente connesse all'attuazione del progetto.

Poiché TRAILAB attualmente non dispone di competenze istituzionali specialistiche in materia di parità di genere, l'organizzazione acquisirà competenze esterne quando necessario, invece di considerare sufficiente la sola nomina della persona responsabile per la parità di genere.

Capitolo 3. Raccolta dei dati, monitoraggio e rendicontazione

Articolo 7. Valutazione di base

TRAILAB è un'organizzazione di recente costituzione. Entro tre mesi dall'adozione del presente Piano, la persona responsabile per la parità di genere stabilirà una valutazione di base verificata, comprendente definizioni chiare delle categorie del personale ed evitando il doppio conteggio tra le categorie di lavoro, ricerca e appartenenza all'associazione.

Articolo 8. Monitoraggio annuale

La GEO preparerà una Relazione annuale di monitoraggio sulla parità di genere da sottoporre all'esame del Consiglio.

La relazione riguarderà normalmente:

1. la distribuzione di genere tra le categorie organizzative;
2. le candidature, le liste ristrette, i colloqui e le assunzioni, ove i dati siano disponibili;
3. il livello e l'avanzamento di carriera;
4. i ruoli di leadership e decisionali;
5. il tipo di contratto e le modalità di lavoro;
6. le fasce salariali e la remunerazione;
7. la partecipazione allo sviluppo professionale e alla formazione;
8. l'utilizzo di misure di conciliazione tra vita professionale e vita privata, quando sia possibile ottenere informazioni aggregate adeguate;
9. la partecipazione a progetti di ricerca e i ruoli di responsabilità dei progetti;
10. il completamento della formazione sulla parità di genere;
11. lo stato di attuazione delle azioni del GEP;
12. l'integrazione delle valutazioni relative a sesso/genere e intersezionalità nei progetti di ricerca; e
13. informazioni anonimizzate relative a segnalazioni di discriminazione, molestie o violenza basate sul genere, quando la divulgazione sia compatibile con la riservatezza.

Tutela dei piccoli numeri

TRAILAB riconosce che le sue ridotte dimensioni creano un rischio significativo di reidentificazione, nonostante l'anonimizzazione. I dati interni dettagliati potranno pertanto essere disponibili alla GEO e al Consiglio per legittime finalità di monitoraggio senza essere divulgati pubblicamente.

Quando i dati sono soppressi, la relazione pubblica dovrebbe indicare che l'indicatore è stato monitorato ma non può essere divulgato per motivi di riservatezza legati ai piccoli numeri. Come regola generale, le relazioni pubbliche non divulgheranno celle disaggregate contenenti meno di cinque persone quando la divulgazione potrebbe ragionevolmente identificare singoli individui.

Ciclo annuale di rendicontazione

Una valutazione di base iniziale per la Relazione di monitoraggio sulla parità di genere sarà stabilita entro tre mesi dall'adozione del presente Piano. Successivamente:

1. i dati saranno esaminati annualmente;
2. il Consiglio esaminerà i risultati del monitoraggio annuale;
3. sarà pubblicato un aggiornamento pubblico conciso sul monitoraggio;
4. le misure di attuazione potranno essere modificate quando gli indicatori rivelino disuguaglianze persistenti o emergenti.

Capitolo 4. Conciliazione tra vita professionale e vita privata e cultura organizzativa

Articolo 9. Misure per la conciliazione

TRAILAB riconosce che le pratiche lavorative possono produrre effetti diversi a seconda delle responsabilità di assistenza, delle circostanze familiari, della disabilità e di altre condizioni personali, e che tali effetti interagiscono frequentemente con il genere.

TRAILAB sostiene già il lavoro a distanza, gli orari flessibili e regole relative agli orari delle riunioni. Durante il primo anno di questo Piano, tali pratiche saranno formalmente documentate per garantire che siano trasparenti e disponibili in modo coerente.

TRAILAB dovrà:

1. mantenere un accesso ragionevole al lavoro a distanza e ibrido quando compatibile con la natura del ruolo e del progetto;
2. mantenere modalità di lavoro flessibili quando compatibili con le esigenze operative;
3. codificare la pratica esistente relativa agli orari delle riunioni ed evitare di programmare abitualmente riunioni obbligatorie al di fuori del normale orario di lavoro;
4. evitare aspettative non necessarie di disponibilità al di fuori dell'orario di lavoro concordato;
5. rispettare i diritti previsti dalla legge in materia di gravidanza, nascita, congedo parentale, responsabilità di assistenza e conciliazione tra vita professionale e vita privata;
6. assicurare che l'utilizzo di misure legittime di lavoro flessibile o legate alla famiglia non svantaggi la progressione di carriera, l'accesso ai progetti o la partecipazione ai processi decisionali;
7. valutare periodicamente la cultura organizzativa e l'inclusione percepita; e
8. considerare accessibilità, disabilità e responsabilità di assistenza insieme al genere nella revisione delle pratiche lavorative.

La partecipazione a distanza non dovrà svantaggiare il personale nell'accesso alle informazioni istituzionali, ai processi decisionali, alle opportunità di progetto o allo sviluppo professionale.

Capitolo 5. Equilibrio di genere nella leadership e nei processi decisionali

Articolo 10. Misure per migliorare l'equilibrio di genere nella leadership

Il Consiglio di TRAILAB è attualmente composto da tre uomini. L'organizzazione identifica pertanto la rappresentanza nella leadership come un ambito che richiede miglioramenti.

Le nomine e le elezioni devono continuare a basarsi sulle competenze e sulle procedure stabilite nello statuto di TRAILAB. Al tempo stesso, TRAILAB riconosce che l'individuazione delle candidature, le reti di nomina e la visibilità istituzionale possono influire su chi si trova nella posizione di competere per responsabilità di leadership.

TRAILAB pertanto:

1. monitorerà la composizione di genere del Consiglio, della leadership dei progetti, dei comitati, dei gruppi di lavoro e delle altre strutture decisionali significative;
2. esaminerà gli ostacoli all'avanzamento verso posizioni di leadership;
3. garantirà pari accesso alle opportunità che sviluppano l'esperienza di leadership;
4. cercherà attivamente donne qualificate e persone con identità di genere diverse nell'individuazione delle candidature e nella costituzione di organi di leadership, gruppi consultivi, comitati e gruppi di lavoro; e
5. eviterà di fare affidamento esclusivamente sulle reti personali e professionali esistenti quando siano ragionevolmente possibili ricerche più ampie.

Obiettivo di rappresentanza

Entro la fine del Piano, TRAILAB mira a modificare la composizione esclusivamente maschile del proprio Consiglio, attraverso futuri rinnovi del Consiglio o ampliandolo per includere ulteriori membri.

Per un Consiglio composto da tre membri, l'obiettivo operativo è che almeno un membro sia una donna entro la fine del Piano, nel rispetto delle procedure democratiche stabilite nello statuto e della disponibilità di candidate e candidati idonei.

Se il Consiglio si espanderà a cinque o più membri, TRAILAB mirerà progressivamente a una composizione nella quale né le donne né gli uomini rappresentino più del 60% dei membri, riconoscendo separatamente la rappresentanza non binaria.

L'organizzazione non perseguirà questi obiettivi compromettendo i requisiti applicabili di competenza, elezione democratica o non discriminazione. Quando un obiettivo non potrà essere raggiunto, TRAILAB documenterà le misure intraprese e i fattori che ne hanno impedito il raggiungimento.

Capitolo 6. Assunzione, selezione e progressione di carriera

Articolo 11. Principi di assunzione

Le prime persone dipendenti di TRAILAB sono state assunte da un gruppo di ricerca preesistente. Con la crescita dell'organizzazione, le pratiche di assunzione dovrebbero progressivamente ampliarsi oltre le reti personali e accademiche esistenti, al fine di raggiungere un bacino di candidate e candidati più ampio e diversificato.

TRAILAB stabilirà pertanto una procedura formale di assunzione durante il primo anno del presente Piano. Per le posizioni retribuite, TRAILAB attuerà progressivamente le seguenti regole:

1. le posizioni vacanti saranno normalmente pubblicizzate quando la natura e la durata della posizione lo rendano proporzionato;
2. le eccezioni per nomine dirette o basate su reti dovranno avere una legittima motivazione progettuale o organizzativa;
3. le descrizioni delle posizioni utilizzeranno un linguaggio inclusivo e neutro rispetto al genere;
4. i criteri essenziali e desiderabili saranno specificati prima della valutazione;
5. i criteri di valutazione saranno collegati ai requisiti della posizione;
6. saranno evitati requisiti non necessari che potrebbero escludere indirettamente candidate e candidati idonei;
7. le posizioni di ricerca saranno diffuse, ove ragionevolmente possibile, attraverso canali capaci di raggiungere candidate e candidati al di là delle reti esistenti di TRAILAB;
8. le registrazioni delle assunzioni consentiranno il successivo monitoraggio della parità;
9. quando sarà utilizzata più di una persona valutatrice, TRAILAB cercherà la diversità di genere tra le persone valutatrici;
10. quando un bacino di candidate e candidati qualificati comprenderà persone di generi diversi, dovranno essere evitate liste ristrette composte da un solo genere, salvo giustificazione basata sui risultati della valutazione.

TRAILAB non abbasserà gli standard accademici, scientifici, tecnici o professionali nel perseguimento dell'equilibrio di genere. L'obiettivo del presente Piano è ampliare l'accesso alle opportunità e ridurre i pregiudizi evitabili nel modo in cui le candidate e i candidati vengono raggiunti, valutati e selezionati.

Monitoraggio delle assunzioni

Per ogni processo di assunzione sostanziale, TRAILAB registrerà, ove legalmente e praticamente possibile:

1. il numero di candidate e candidati;
2. la distribuzione di genere delle candidate e dei candidati;
3. le candidate e i candidati inseriti nella lista ristretta;
4. le candidate e i candidati intervistati;
5. la persona assunta.

I dati saranno analizzati in forma aggregata e soggetti alle garanzie di privacy stabilite dal presente Piano, nell'ambito della Relazione di monitoraggio sulla parità di genere.

Articolo 12. Parità nella progressione di carriera

Man mano che TRAILAB svilupperà una struttura di carriera nella ricerca, stabilirà criteri trasparenti per l'avanzamento tra i diversi livelli di ricerca.

La valutazione della carriera riconoscerà i contributi pertinenti in base alle responsabilità di ciascun ruolo, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

1. risultati della ricerca;
2. contributi metodologici e tecnici;
3. sviluppo di progetti;
4. leadership nella ricerca, supervisione e mentoring;
5. servizio istituzionale;
6. trasferimento delle conoscenze;
7. impatto sociale;
8. contributo alle politiche pubbliche;
9. software di ricerca, dataset e altri risultati della ricerca.

I periodi di congedo di maternità, paternità, parentale o altre assenze protette non saranno considerati una prova di minore impegno o produttività e saranno tenuti adeguatamente in considerazione nella valutazione della progressione di carriera.

Articolo 13. Parità retributiva

TRAILAB utilizza fasce salariali standard e le manterrà quale importante garanzia contro differenze arbitrarie nella remunerazione.

La Relazione annuale di monitoraggio sulla parità di genere esaminerà:

1. la fascia salariale;
2. il livello professionale;
3. il tipo di contratto;
4. l'orario di lavoro;
5. le responsabilità aggiuntive retribuite; e
6. ogni altra remunerazione rilevante, ove applicabile.

Qualsiasi differenza sostanziale e inspiegata legata al genere individuata tra posizioni comparabili sarà esaminata e, ove ingiustificata, corretta.

A causa delle dimensioni ridotte della forza lavoro di TRAILAB, le informazioni dettagliate sui singoli stipendi resteranno riservate.

Capitolo 7. Sesso, genere e intersezionalità nella ricerca e nell'innovazione

Articolo 14. Valutazione obbligatoria della rilevanza

L'integrazione dell'analisi del sesso e del genere nei contenuti della ricerca è particolarmente rilevante per la missione di TRAILAB relativa a un'intelligenza artificiale affidabile, responsabile e socialmente sostenibile.

TRAILAB istituzionalizzerà la considerazione di sesso, genere e intersezionalità a livello dei singoli progetti di ricerca.

Ogni nuovo progetto di ricerca di TRAILAB dovrà includere, durante la pianificazione, una valutazione esplicita del fatto che il sesso e il genere, così come i pertinenti fattori intersezionali, possano influire materialmente su:

1. la domanda di ricerca;
2. le ipotesi teoriche;
3. le popolazioni studiate;
4. i dataset;
5. la generazione dei dati e il campionamento;
6. lo sviluppo del modello;
7. le procedure di valutazione;
8. le persone che utilizzano il sistema;
9. le persone o comunità interessate;
10. la distribuzione di benefici e danni;
11. l'interpretazione dei risultati;
12. il contesto di implementazione; o
13. altri impatti sociali, culturali, giuridici o etici.

Questa valutazione sarà integrata nel Piano di lavoro standard di TRAILAB o in una documentazione equivalente di pianificazione del progetto.

Rilevanza

TRAILAB non presume che il sesso o il genere siano rilevanti per ogni domanda di ricerca. Quando il gruppo di progetto stabilirà che l'analisi del sesso/genere non è rilevante, il piano di progetto dovrà contenere una breve giustificazione motivata.

Quando è rilevante, il progetto specificherà come sarà integrata nella progettazione della ricerca, nell'analisi, nella valutazione o nell'interpretazione. L'obiettivo è assicurare che la rilevanza sia valutata consapevolmente anziché implicitamente ignorata, senza introdurre artificialmente variabili di genere in ogni progetto.

Considerazioni specifiche del progetto

Quando rilevante per un progetto, le persone ricercatrici dovrebbero considerare questioni tra cui, a titolo esemplificativo:

14. se i dati di addestramento o valutazione rappresentino adeguatamente le popolazioni pertinenti;
15. se le prestazioni del modello differiscano in base al sesso, al genere o a caratteristiche intersezionali rilevanti;
16. se le variabili proxy possano riprodurre disuguaglianze di genere o intersezionali;
17. se i risultati del sistema producano effetti allocativi o rappresentativi diversi tra i gruppi;
18. se le ipotesi incorporate nelle etichette, nelle categorie o nei benchmark riproducano stereotipi;
19. se le interfacce o le condizioni di implementazione influenzino diversamente le persone utenti;
20. se l'incertezza, i tassi di errore o le modalità di malfunzionamento varino tra i gruppi pertinenti;
21. se le comunità interessate debbano partecipare alla progettazione o alla valutazione della ricerca.

La raccolta di caratteristiche demografiche non dovrà essere intrapresa semplicemente perché l'analisi dei sottogruppi è tecnicamente possibile. Dovranno essere considerate la rilevanza scientifica, la proporzionalità, l'etica, la privacy e la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Intersezionalità

Quando scientificamente rilevante, i gruppi di progetto dovranno considerare se un'analisi limitata al solo genere possa oscurare differenze importanti prodotte dall'interazione tra genere e caratteristiche quali disabilità, età, etnia o razzializzazione, condizioni socioeconomiche, status migratorio o altri fattori rilevanti nel contesto.

L'analisi intersezionale dovrebbe essere giustificata metodologicamente ed evitare conclusioni statisticamente inaffidabili derivanti da sottogruppi di dimensioni insufficienti.

Capitolo 8. Violenza di genere, molestie sessuali e condotte discriminatorie

Articolo 15. Divieto di violenza di genere, molestie sessuali e condotte discriminatorie

TRAILAB vieta le molestie sessuali, le molestie basate sul sesso o sul genere, la violenza di genere, le condotte discriminatorie e le ritorsioni contro le persone che sollevano preoccupazioni in buona fede.

Questi principi si applicano non solo nei locali di TRAILAB, ma anche alle condotte connesse alle attività di TRAILAB, incluse, a titolo esemplificativo:

1. comunicazioni online;
2. conferenze e workshop;
3. riunioni di ricerca;
4. eventi sociali legati al lavoro;
5. lavoro sul campo e trasferte;
6. attività dei consorzi e dei partner;
7. ambienti di lavoro a distanza.

Articolo 16. Protocollo di prevenzione e risposta alla violenza di genere, alle molestie sessuali e alle condotte discriminatorie

Entro sei mesi dall'adozione del presente GEP, TRAILAB adotterà una procedura dedicata alla prevenzione e alla risposta alle molestie sessuali, alle molestie basate sul genere e alla violenza di genere.

La procedura stabilirà:

1. canali di segnalazione accessibili;
2. requisiti di riservatezza;
3. garanzie contro le ritorsioni;
4. procedure per i conflitti di interesse;
5. una valutazione preliminare e un'indagine imparziali;
6. tempistiche procedurali ragionevoli;
7. adeguate misure provvisorie di protezione;
8. i diritti di tutte le persone coinvolte;
9. opzioni di sostegno e orientamento disponibili;
10. requisiti di documentazione;
11. potenziali conseguenze istituzionali;
12. l'interazione con procedure legali, amministrative o giudiziarie, ove applicabile.

Monitoraggio

La Relazione annuale di monitoraggio sulla parità di genere registrerà, ove possibile in forma rigorosamente anonimizzata:

1. il numero e la categoria generale delle segnalazioni;
2. se le procedure sono state attivate;
3. l'attuazione delle misure preventive;
4. il completamento della formazione pertinente.

Nessun obbligo di rendicontazione pubblica prevarrà sulla riservatezza, sulla privacy, sull'equità procedurale o sulla sicurezza delle persone interessate.

Articolo 17. Canale indipendente di segnalazione

Nessuna persona sarà obbligata a segnalare una presunta condotta illecita esclusivamente a qualcuno che potrebbe essere coinvolto nella segnalazione o avere un conflitto di interessi significativo.

TRAILAB manterrà pertanto almeno due canali riservati di segnalazione e stabilirà procedure per l'astensione e la sostituzione di qualsiasi persona interessata da un conflitto di interessi.

Durante l'attuazione iniziale del presente Piano, il Consiglio designerà persone idonee all'interno dell'Associazione per ricevere le segnalazioni sensibili.

Quando una segnalazione richiederà un'indagine formale, TRAILAB potrà costituire un Comitato d'indagine ad hoc composto da persone senza conflitti di interesse, in conformità con i meccanismi stabiliti nello Statuto e con la procedura specifica che disciplina le molestie e la violenza di genere.

TRAILAB darà priorità alla costituzione del proprio Comitato etico. Una volta costituito, il ruolo del Comitato nel ricevere, supervisionare o fornire consulenza sulle segnalazioni sensibili sarà definito nel corrispondente protocollo istituzionale, con garanzie adeguate di indipendenza, riservatezza e gestione dei conflitti di interesse.

La persona responsabile per la parità di genere non riceverà, valuterà o indagherà su una questione quando ciò ne comprometterebbe l'imparzialità.

Capitolo 9. Formazione e sensibilizzazione

Articolo 18. Formazione e sensibilizzazione sulla parità di genere

La formazione sulla parità di genere è un elemento centrale del presente Piano. Durante il primo anno, TRAILAB fornirà una formazione introduttiva sulla parità di genere e sulla consapevolezza dei pregiudizi a:

1. tutti i membri del Consiglio;
2. persone dipendenti;
3. persone responsabili dei progetti e della ricerca;
4. la persona responsabile per la parità di genere; e
5. tutte le persone materialmente coinvolte nelle decisioni di assunzione e di carriera.

La formazione affronterà, ove opportuno:

6. la parità di genere e la non discriminazione;
7. i pregiudizi di genere consci e inconsci;
8. l'intersezionalità;
9. l'assunzione e la valutazione inclusive;
10. la conciliazione tra vita professionale e vita privata e la cultura organizzativa;
11. la prevenzione delle molestie e della violenza di genere;
12. l'integrazione dell'analisi del sesso/genere nella ricerca;
13. le questioni di genere e intersezionali rilevanti per la ricerca sull'IA.

Ogni anno sarà offerta almeno un'attività di aggiornamento o di sensibilizzazione specialistica.

I nuovi membri del Consiglio, le nuove persone dipendenti, le persone responsabili dei progetti e le persone incaricate delle assunzioni riceveranno materiale introduttivo o formazione adeguati entro un periodo ragionevole dall'assunzione delle loro responsabilità.

Si farà ricorso a formatrici, formatori o enti esterni specializzati quando TRAILAB non disporrà delle competenze interne necessarie.

Capitolo 10. Disposizioni finali

Articolo 19. Comunicazione

La versione vigente del GEP dovrà essere:

1. pubblicamente accessibile sul sito web di TRAILAB;
2. comunicata internamente dopo l'adozione;
3. fornita o indicata alle nuove persone dipendenti e alle persone collaboratrici pertinenti;
4. trasmessa al momento della costituzione della leadership di nuovi progetti di ricerca;
5. richiamata nelle procedure istituzionali pertinenti.

Le versioni precedenti e le relazioni pubbliche di monitoraggio dovrebbero rimanere accessibili o essere opportunamente archiviate, in modo da consentire di dimostrare la continuità dell'attuazione.

Articolo 20. Revisione e miglioramento continuo

Il presente Piano è concepito come uno strumento istituzionale in evoluzione.

La persona responsabile per la parità di genere potrà proporre modifiche in risposta a:

1. risultati del monitoraggio;
2. crescita o cambiamenti strutturali di TRAILAB;
3. cambiamenti nelle modalità di lavoro;
4. nuove attività di ricerca;
5. problemi di parità individuati;
6. cambiamenti nella legislazione spagnola o europea;
7. modifiche ai requisiti di Horizon Europe o dei programmi successivi;
8. sviluppi nelle buone pratiche riconosciute per la parità di genere nella ricerca.

Le revisioni sostanziali dovranno essere approvate dal Consiglio e rese pubblicamente disponibili.

Al termine del periodo di tre anni, TRAILAB condurrà una valutazione completa che esaminerà:

9. l'attuazione di ciascuna azione SMART;
10. le tendenze nella rappresentanza;
11. i risultati delle assunzioni e della progressione;
12. i risultati relativi alla parità retributiva;
13. gli indicatori relativi alla conciliazione e alla cultura organizzativa;
14. l'efficacia della formazione;
15. l'integrazione di sesso, genere e intersezionalità nella ricerca;
16. il funzionamento dei meccanismi di prevenzione e segnalazione delle molestie;
17. l'adeguatezza delle risorse dedicate; e
18. le priorità per il GEP successivo.

La valutazione costituirà la base per l'adozione di un nuovo Piano per la parità di genere.

Adozione formale

Il presente Piano per la parità di genere è stato approvato dal Consiglio di amministrazione di TRAILAB – Trustworthy and Reflective Artificial Intelligence Lab.